Posted by Albertus Usada, Orcid ID. 0000-0002-1793-0568, Social Science Research Network (SSRN) by Elsevier, the Netherlands. Diolah dari berbagai Sumber Informasi.
Pelayanan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata lintas negara tersebut dibutuhkan sinergitas koordinasi dan kerja sama yang baik antarpemangku kepentingan di lembaga eksekutif dan yudikatif. Dalam hal ini, Kementerian Luar Negeri (Kemlu) dan Mahkamah Agung (MA) telah secara bersama menata penanganan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata lintas negara melalui penandatanganan Nota Kesepahaman, Keputusan Bersama, dan Perjanjian Kerja Sama.
Dimaklumi, bahwa pelayanan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata lintas negara merupakan amanat ketentuan Konvensi Internasional yaitu Pasal 5 (j) Vienna Convention on the Consular Relation Tahun 1963 yang telah diratifikasi Indonesia melalui Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1982.
Kementerian Luar Negeri dalam hal ini Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional, Direktorat Hukum dan Perjanjian sosial Budaya telah menerbitkan Buku Penanganan Bantuan Teknis Hukum dalam Masalah Perdata Lintas Negara, edisi Tahun 2021. Buku tersebut dapat menjadi panduan atau pedoman serta dapat memberikan informasi yang komprehensif mengenai penanganan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata lintas negara.
Terbitnya Buku itu, Direktur Jenderal Hukum dan Perjanjian Luar Negeri pada Kementerian Luar Negeri Dr. iur. Damos Dumoli Agusman, S.H., M.A. mengharapkan agar para pemangku kepentingan terbantu dalam memberikan pelayanan yang lebih baik bagi masyarakat pencari keadilan yang menghadapi masalah perdata lintas negara.
Sementara itu sebagaimana dikemukakan dalam Kata Pengantar Buku itu oleh Lefianna Hartati Ferdinandus, S.H., LL.M., Direktur Hukum dan Perjanjian Sosial Budaya, Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Luar Negeri pada Kementerian Luar Negeri, bahwa dalam buku ini dapat ditemukan naskah Nota Kesepahaman, Keputusan Bersama, serta Perjanjian-Perjanjian Kerja Sama yang telah ditandatangani oleh Menteri Luar Negeri dan Ketua Mahkamah Agung, sebagai panduan pelaksanaan penanganan permintaan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata lintas negara.
Demikian pula, pihak-pihak yang berkepentingan diharapkan dapat memelajari diagram alur, format standar surat yang dipergunakan dan halaman situs Rogatory Online Monitoring (ROM) yang merupakan inovasi elektronik Kementerian Luar Negeri berbasis Teknologi Informasi.
Diharapkan pula, laman situs ROM dapat dipergunakan secara maksimal oleh para pemangku kepentingan dalam penanganan permintaan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata lintas negara.
Sementara itu berdasarkan Catatan Saya (penulis), bahwa pada hari Kamis tanggal 25 November 2021 di Kota Depok melalui publikasi pemberitaan kegiatan Kepaniteraan Mahkamah Agung, diberitakan tentang Direktorat Hukum dan Perjanjian Sosial Budaya Kemlu dan Kepaniteraan MA menggelar diskusi kelompok terfokus (forum group discussion, FGD) membahas peluang integrasi sistem Rogatory Online Monitoring yang dimiliki Kemlu dengan sistem informasi yang dimiliki MA.
Diskusi dalam bentuk FGD itu diikuti oleh Tim Pengelola Surat Rogatori dan bantuan penyampaian dokumen ke luar negeri dari dua lembaga tersebut. Gagasan integrasi kedua sistem informasi merupakan komitmen bersama untuk meningkatkan kemudahan pengelolaan dokumen yang dikirim ke luar negeri, khususnya kemudahan pelacakan proses penanganan dokumen oleh pengadilan. Ide integrasi sistem telah sejak lama dilontarkan dalam setiap rapat koordinasi, demikian Asep Nursobah dalam mengabarkan berita tersebut.
Sistem Rogatori secara daring (online) ini dikelola oleh internal Direktorat Hukum dan Sosial Budaya, Kemlu. Sedangkan Mahkamah Agung mengimplementasikan sistem informasi untuk memproses administrasi penyampaian dokumen ke luar negeri adalah aplikasi Direktori Putusan. Sistem Direktori Putusan menyediakan layanan untuk menghitung taksiran biaya penyampaian dokumen dari pengadilan Indonesia ke pengadilan asing dan layanan untuk membuat rekening virtual untuk tujuan pembayaran biaya penyampaian dokumen.
Dalam FGD itu, selain isu integrasi sistem, berkembang gagasan penyampaian dokumen panggilan/pemberitahuan berbasis dokumen elektronik, yang disampaikan oleh Tim Kepaniteraan MA guna pengembangan ekosistem sistem peradilan elektronik yang tumbuh dan berkembang di Indonesia. Tim Kemlu menyambut positif usulan gagasan itu, dan akan ditindaklanjuti dengan pemetaan negara-negara yang sistem hukumnya telah mengakomodasi penggunaan dokumen elektronik.
Merujuk dua isu dan gagasan sistem rogatori tersebut, berkembang diskusi rancangan prinsip kerja penyampaian dokumen pemberitahuan/panggilan kepada pihak yang berada di luar negeri, sebagai berikut (Asep Nursobah, 1/12/2021):
- Pengadilan seluruh dokumen elektronik kelengkapan berkas penyampaian panggilan/pemberitahuan ke luar negeri pada aplikasi yang disediakan oleh MA;
- Upload dokumen elektronik tersebut diunggah pada form pembuatan virtual account;
- Dalam form generator rekening virtual tersebut, juga tersedia menu untuk mengukur kecukupan waktu penyampaian penggilan/pemberitahuan yang diperoleh melalui selisih antara tanggal sidang dengan tanggal surat pengantar (atau parameter lain);
- Form isian virtual account juga memuat informasi yang dapat langsung di-generate menjadi form standar;
- Aplikasi Direktori Putusan menerbitkan barcode QR Code yang dilekatkan pada surat pengantar Panitera Pengadilan yang ditujukan kepada Panitera MA. Barcode ini diperlukan sebagai jembatan antara berkas fisik dan dokumen elektronik;
- Tim Kepaniteraan MA meneliti kelengkapan dokumen. Proses meneliti kelengkapan dokumen dilakukan setelah berkas fisik diterima, kecuali bagi negara yang telah mengakomodir dokumen elektronik. Apabila ada berkas yang tidak memenuhi syarat kelengkapan terdapat notifikasi yang disampaikan kepada pengadilan dan/atau jurusita yang terkait;
- Berkas yang telah dinyatakan lengkap disampaikan kepada Kementerian Luar Negeri melalui komunikasi data antara aplikasi MA dengan aplikasi ROM;
- Sistem ROM memberikan notifikasi kepada Mahkamah Agung mengenai semua tahapan proses penyampaian dokumen. Notifikasi ini juga disampaikan kepada pengadilan pengaju;
- Sistem tracking dokumen pada PT Pos Indonesia diharapkan juga bisa terintegrasi pada sistem ini.
